Sekretari i Keshillit

Bora AGALLIU

Sekretar i Keshillit Bashkiak

email: bora.agalliu@bashkiaberat.gov.al

CV: Bora Agalliu

 

Detyrat dhe përgjegjësitë e Sekretarit të Këshillit

1.Detyrat dhe përgjegjësitë e Sekretarit përcaktohen në rregulloren për funksionimin dhe organizimin e veprimtarisë së Këshillit Bashkiak, në zbatim të Ligjit 139/2015 “Për vetëqeverisjen vendore”, neni 57, pika 2[1]:

1.1 Përgatitja për mbledhjet e këshillit bashkiak

Sekretari mban përgjegjësinë për përgatitjen e mbledhjeve të rregullta dhe të veçanta të këshillit bashkiak. Kjo përfshin grumbullimin dhe përgatitjen e materialeve për këshilltarët si dhe njoftimin dhe dorëzimin e rendit të ditës dhe materialeve që lidhen me to.

1.2 Mbledhja e materialeve

Për të përmbushur këtë detyrë Sekretari ndërvepron, menaxhon dhe është një ndërlidhje me kryetarin e këshillit bashkiak dhe administratën bashkiake për çështjet e propozuara që duhet të konsultohen

në mbledhjet e këshillit, ndërvepron me qytetarët, OJF-të, bizneset, strukturat e komunitetit për shqetësimet/problematikat e mundshme të nevojshme për t’u konsultuar në mbledhjet e këshillit. Gjithashtu, ai bashkëvepron me institucionet në nivel qendror dhe vendor në lidhje me detyrimet që këshilli ka në përputhje me legjislacioni në fuqi.

1.3 Përgatitja e materialeve

Për të përmbushur këtë detyrë, Sekretari përgatit agjendën dhe materialet që lidhen me të. Materialet e përgatitura dërgohen në të gjithë këshilltarët e këshillit bashkiak si dhe në të gjitha palët e interesit. Sekretari përgatit materialet përmes mjeteve logjistike: elektronike dhe manuale.

1.4 Njoftimi i mbledhjes së këshillit

Për të përmbushur këtë detyrë, sekretari vendos një njoftim me shkrim mbi mbledhjet e këshillit bashkiak në të gjitha njësitë administrative të bashkisë. Gjithashtu, sekretari njofton mbledhjen e këshillit tek këshilltarët, kryetarin e bashkisë, drejtorët e departamenteve të administratës bashkiake, mediat lokale dhe OJF-të, përditëson faqen e internetit të bashkisë dhe/ose këshillit me njoftimin e mbledhjeve. Sekretari mund të përdorë mediat sociale të këshillit për të njoftuar takimet.

1.5 Hartimi i rendit të ditës së mbledhjes

Për të përmbushur këtë detyrë, sekretari në bashkëpunim dhe koordinim të ngushtë me kryesinë e këshillit bashkiak harton rendin e ditës. Në vijim, kontakton drejtpërdrejt me çdo këshilltar për të informuar për datën dhe orën e mbledhjes, rendin e ditës dhe materialet që lidhen me to. Sekretari duhet të bëjë një përmbledhje të temave të takimit për çdo këshilltar.

1.6 Aspektet ministeriale të përgatitjes së mbledhjes

Edhe pse kryetari i bashkisë është përgjegjës për organizimin dhe mbajtjen e mbledhjes së këshillit bashkiak, sekretari mund të marrë një pjesë të kësaj përgjegjësie në bazë të pozitës së tij si përfaqësues i këshillit. Sekretari mund të kryejë komunikime të minutës së fundit me këshilltarët, kryetarin e këshillit, zyrtarët administrativë të komisioneve, në lidhje me rregullimin e dokumenteve, testimin e regjistruesit ose mikrofonit, sigurimin e logjistikës për këshilltarët dhe akomodimin e publikut.

1.7 Ndihmës dhe regjistrues për proces-verbalin e mbledhjes së këshillit bashkiak

Detyra kryesore e sekretarit qëndron në regjistrimin e proces-verbalit të mbledhjes; në këtë detyrë ajo/ai duhet të ndihmohet nga një asistent dhe/ose me pajisje elektronike, në mënyrë që të mos humbasë informacion. Sekretari duhet të sigurojë saktësinë e proces-verbalit si dokument thelbësor për përcaktimin e vlefshmërisë së vendimeve të këshillit bashkiak.

1.8 Mbikëqyr respektimin e rregullores së këshillit bashkiak

Zbatimi i rregullores së këshillit është një nga detyrat më të rëndësishme të sekretarit për zhvillim e përshtatshëm të mbledhjes. Për çdo shkelje të rregullores nga çdo këshilltar ose ndonjë pjesëmarrës tjetër, sekretari duhet menjëherë të njoftojë kryetarin e këshillit, i cili njofton komisionin e mandateve dhe rregulloreve sipas procedurave te përcaktuara në rregulloren e këshillit bashkiak.

1.9 Veprimet pas Mbledhjes së Këshillit

Edhe pse shumë veprimtari janë të grumbulluar në ditët e fundit para takimit, shumë përgatitje duhet të bëhen që në fillim të takimit të mëparshëm. Proces-verbali i mbledhjes së këshillit duhet të përgatitet dhe të shpërndahet sa më shpejt që të jetë e mundur pasi përmban urdhra për veprime që ndikojnë në veprimtarinë e bashkisë. Shpërndarja e menjëhershme siguron qarkullimin e shpejtë të urdhrave apo udhëzimeve tek zyrtarët dhe punonjësit sipas fushës së përgjegjësisë. Gjithashtu, u jep këshilltarëve mundësi për të kontrolluar në kohë saktësinë e proces-verbalit. Sekretari mund të shpërndajë proces-verbalet në media apo publik vetëm pas miratimit zyrtar. Proces-verbali pas mbledhjes miratohet sipas përcaktimit në rregulloren e këshillit.

1.10 Përgatitja dhe ndjekja e një liste kontrolli të urdhrave dhe/ose veprimeve

Bazuar në proces-verbal, sekretari duhet të përgatisë një listë të veprimeve të nevojshme në zbatim të urdhrave apo udhëzime që duhet të zbatohen nga administrata bashkiake në mënyrë që të bëjë të mundur raportimet e nevojshme në mbledhjen e ardhshme të këshillit duke informuar mbi gjendjen dhe ecurinë e zbatimit të tyre.

2. Përgjegjësi të Tjera

Përveç organizimit të mbledhjes së këshillit bashkiak, sekretari ka përgjegjësi të tjera që duhet të përmbushen ndërmjet mbledhjeve.

2.1 Veprimet në emër të Këshillit

Sekretari, në emër të këshillit bashkiak, kryen detyra të dhëna nga Kryetari i Këshillit dhe kryesia e këshillit apo edhe nga këshilli bashkiak. Si person i punësuar me kohë të plotë nga këshilli bashkiak, së bashku me stafin e tij mbështetës, ai përmbush detyrat e tij në mbështetje të funksioneve dhe detyrave që këshilli ka në periudhën ndërmjet mbledhjeve.

2.2 Marrëdhëniet me komunitetin

Sekretari respekton përcaktimet e Ligjit 119/2014 “Për të drejtën e informimit”. Në lidhje me kërkesat e qytetarëve/OJF/person fizik dhe juridik për dokumente dhe informacionet për vendimet e këshillit, sekretari përgjigjet dhe i informon ata. Ai duhet t’u përgjigjet në kohë, në mënyrë korrekte etike dhe në përputhje me përgjegjësitë e kompetencat, si dhe të përdorë të gjitha mënyrat e lejuara për të siguruar transparencën e vendimeve të këshillit.

Sekretari respekton modelin e transparencës ku përcaktohen kategoritë e informacionit që bëhet publik pa kërkesë dhe mënyrën e bërjes publike të tyre. Lidhur me kërkesat për informim sekretari duhet të respektojë afatin ligjor 10 ditor përveç rasteve kur Ligji e parashikon ndryshe, apo, kur refuzon të japë informacion, duhet të dalë me vendim të arsyetuar, pasi qytetarit i lind e drejta të ankohet brenda 30 ditëve te Komision ri i të Drejtës për Informim. Sipas kompetencave të tij, Komisioneri duhet të dalë më një vendim pranimi ose refuzimi të kërkesës brenda 15 ditëve.

2.3 Iniciativa qytetare

Sekretari kujdeset për nismat qytetare (duke përfshirë peticionet) për vendimmarrjen e këshillit të përcaktuara këto në nenin 20 të Ligjit 139/2015. Sekretari ushtron detyrat e tij në përputhje me mënyrat dhe format e paraqitjes së këtyre iniciativave, procedurat e shqyrtimit dhe miratimit të tyre në përputhje me parashikimet e rregulloreve të brendshme të çdo bashkie.

2.4 Konsultimet publike

Sekretari respekton përcaktimet e Ligjit 146/2014 “Për njoftimin dhe konsultimin publik” në përgatitjen e seancave të këshillimit me komunitetin. Shumë vendime të këshillit duhet të konsultohen me komunitetin para se të paraqiten në mbledhjen e këshillit për miratim. Njoftimi dhe organizimi i mbledhjeve të konsultimeve publike, krijimi dhe mbajtja e regjistrit të konsultimeve publike, mbajtja e proces-verbalit për secilën takim, paraqitja në mbledhjet e këshillit të propozimeve dhe mendimeve që vijnë nga grupet e interesave dhe komunitetit dhe madje informimi i komunitetit për atë që është marrë në konsideratë nga propozimet e tyre dhe çfarë nuk është, janë detyrë e sekretarit si përfaqësues i këshillit.

2.5 Marrëdhëniet ndërinstitucionale

Në emër të këshillit bashkiak, sekretari mban marrëdhëniet institucionale ndërmjet këshillit dhe institucioneve të tjera si Prefekti, Këshilli i Qarkut, agjencitë e dekoncentruara, ministritë, Komisionin Qendror i Zgjedhjeve dhe institucionet e tjera.

2.6 Administrimi i linjës buxhetore

Këshilli bashkiak përcakton mënyrën e administrimit nga sekretari i linjës buxhetore të përcaktuar për veprimtarinë e këshillit e cila parashikohet në nene të veçanta të rregullores së organizimit dhe të funksionimit të këshillit.

2.7 Mbikëqyrja e punës së administratës

Këshilli bashkiak ka një rol në monitorimin e veprimtarisë së ekzekutivit. Vendimet e këshillit janë të detyrueshme për administratën bashkiake, e cila duhet të raportojë periodikisht në këshill. Sekretari ka rolin kryesor në monitorimin e zbatimit të vendimeve të këshillit, kërkimin e informacionit nga administrata, marrja e mendimit të qytetarëve dhe përgatitja e raporteve për këshillin në lidhje me veprimtarinë e ekzekutivit.

 

[1]Udhëzimi “Për forcimin e administratës së këshillit bashkiak”, AMVV, 2019)